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世纪天龙出版业出版社管理信息的解决方案

来源:

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发布日期:

2013-02-27 03:18:28

随着计算机、网络、通讯、存储、多媒体等信息技术的发展,以及这些技术在出版社管理和业务工作中的应用,极大地刺激了出版社生产力的发展。一方面,写作上,编辑们摆脱纸张、剪刀和浆糊,使用电脑并配以.....
第一部分 出版社管理信息系统综述

随着计算机、网络、通讯、存储、多媒体等信息技术的发展,以及这些技术在出版社管理和业务工作中的应用,极大地刺激了出版社生产力的发展。一方面,写作上,编辑们摆脱纸张、剪刀和浆糊,使用电脑并配以功能日趋完备的、高效的图文编辑软件进行写作、编辑;由于使用了计算机绘图软件使得出版社的绘图、设计等也更具高效性;排版上,也摆脱手工作业或专业需求。另一方面,作为出版社生产对象的出版物也从以印刷品为主向融合CD、VCD、DVD、CD-I等电子出版物在内的多元化方向发展。

作为出版社主要生产力的编辑人员对现代信息技术的认识,也在应用中大大地提高了。为了更好地应用信息技术、拓展出版社的业务范围、提高工作效率、创造更好的经济效益,出版社的管理层也在尝试应用新的管理措施,例如增加新的职能部门、合并或取消一些不适应新技术应用需求的部门等。应该说,这些措施的实施无疑给出版社的发展带来了新的生命力。但是,出版社要想在竞争日益激烈的信息社会中求得更大的生存空间,仅仅依靠这些小的机构变动是远远不够的。出版社的领导、决策层管理者在实际决策中经常会遇到下面的问题:

●如何及时、准确地获取每一品种出版物的经营利润或销售分析数据?

●如何准确了解各部门、各项目的费用支出情况,如何了解近期或预测将来某一时期的收支款情况?

●如何更科学、更规范地管理好出版社编务、出版、发行等业务?

●如何尽快地得到各种准确的生产计划报表、图书或型版的库存报表等,或及时了解出版物、原材料等的阶段进销存情况?

●如何监督列入选题计划内的各选题的发稿计划、出版计划的执行进度,或当前状态?

●如何按市场的需求,及时调整图书、电子音像制品的出版计划,控制编务、出版部门的工作进度,避免图书、电子音像制品的积压?

●如何获取某一品种图书或电子音像制品的发行分析数据、某一地区的发行分析数据和某一品种(或某一类出版物)在不同时间段的发行情况的比较数据?

●如何准确了解出版部门对纸张或其他各种出版用原材料的需求情况,调整采购计划,保证出版工作的顺利开展?

●如何及时地获取出版社的人力资源配备的分析数据?

现代企业的发展要求企业管理层必须在管理中运用现代信息技术去获取、提炼信息,增加企业的决策精度和对市场反应的敏感度;建立适合市场竞争需求的现代企业管理机制,并应用信息技术和先进的企业管理思想建设自己的企业管理信息系统(MIS)。正是认识到这一点,许多出版社的领导、决策层正在积极尝试摆脱传统的管理模式,建立融合现代企业管理思想的出版社管理信息系统。“TL出版”系统正是在这种情况下诞生的。“TL出版”是一个切合我国出版社业务状况的管理信息系统,也是目前唯一的融合出版社业务管理、财务管理、人事管理、办公自动化管理为一体的出版社管理信息系统。

“TL出版”面向我国大中型出版社,提供全面的现代企业经营管理方案。系统一经推出,就受到广大出版社的关注。

第二部分 “TL出版”系统构成

“TL出版”系统由三类业务管理子系统组成,即由人力资源管理、财务管理、原材料库存管理、编务管理、出版管理、采购管理、发行管理、决策分析组成的主要业务类,其管理模式为以财务为中心,通过生产驱动财务管理;由领导办公系统、文案管理、办公业务管理、公文管理、会务管理、外事管理、行政后勤管理、电子邮件组成的OA管理类,其管理模式为以领导办公为中心;由版权合同管理、书稿档案管理、图书资料管理、科研成果管理子系统组成的辅助业务类,其主要目的是辅助出版社的管理人员更好地进行主要业务类的管理。

在主要业务管理方面,“TL出版”提供及时准确的库存(包括成品出版物、半成品、原材料等)、采购、成本等数据分析;实时的生产计划(如选题计划、发稿计划、出版计划、工作计划等)跟踪控制;在编务、出版的工作管理上应用先进的流程控制思想,使工作过程清晰,责任明确。

“TL出版”出版社管理信息系统包括如下主要管理子系统:

系统资源配置子系统

编务管理子系统

出版管理子系统

发行管理子系统

财务管理(帐务,报表,应收,应付,成本,固定资产,工资等)子系统

库存管理(原材料,成品,半成品)子系统

采购管理(纸张原材料,固定资产,办公用品等)子系统

决策支持子系统

电子商务管理子系统

“TL出版”出版社管理信息系统包括如下辅助管理子系统:

人事管理(档案,劳资,考勤,培训,人力资源计划等)子系统

书稿档案管理子系统

版权合同管理子系统租型管理(远程/本地)子系统

货运管理子系统

“TL出版”出版社管理信息系统还包括办公自动化(OA)管理:

公文管理子系统

档案管理子系统

信息采集子系统

督察管理子系统

合同管理子系统

项目管理子系统

会议管理子系统

科研管理子系统

外事管理子系统

后勤管理(车辆,订餐,医务,房产等)子系统

日常业务(通讯录,工作历,电子邮件,电子公告)

领导办公子系统等

第三部分 “TL出版”性能特点

(一)极强的实用性

“TL出版”系统本着科学与实用相结和的原则,既包含了现代先进的企业管理思想,也融合了许多适合中国国情和我国出版社具体业务特点的管理方式、方法,如,在财务记帐流程、记帐方法和财务报表上,完全符合我国国内的现行财务制度,在办公的公文批、发流程上,完全遵守我国行政管理制度的规定,确保严格的安全控制。因此,系统具有极强的实用性。

◆用户提货(有订单/无订单)信息

◆发票信息(查应收款)

◆成品(半成品)货运信息

◆图书发行流向分析等

发行管理子系统对出版社的客户提供远程支持和Internet网络支持,客户可以通过电话线或Internet网络站点直接或间接地向出版社进行图书或型版的订购。

(二)财务管理子系统

财务管理子系统业务范围包括出版社的帐务管理、应收帐管理、应付帐管理、财务报表、固定资产、工资管理等业务。

帐务管理具有多币种处理能力,为出版社提供符合我国财务规范的多种格式的凭证和帐簿,如收款凭证、付款凭证、转帐凭证、数量凭证、外币凭证,银行帐、现金日记帐、数量帐、往来帐、多栏帐、总帐、明细帐等,帐务管理是财务管理的核心部分,为出版社的原材料库存、采购、发行、出版等工作提供指导。财务报表是出版社在每个核算期末都要制作的,以上报上级单位和财政税务部门。各类财务报表从不同角度反映出版社的经营和财务状况,报表主要有:资产负债表、利润表和财务状况变动表等。

财务管理子系统还能及时为出版社领导提供相关的财务数据信息,如:资金使用情况,出版社盈利情况,资金运转情况等。这些信息是出版社领导制定出版社方针政策和决策时不可缺少的依据。

(三)成本管理子系统

成本管理针对出版社的业务特色,运用预测、计划、控制、核算、分析、考核等方法,对构成一个印刷品种成本的相关因素,如稿酬、出版的排印装等生产费用、纸张等原材料费用、发行费用以及相关的间接费用、共同费用等实施管理,以达到降低出版物的成本、提高出版社经济效益的目的。系统成本需要的管理数据可直接来自编务、出版、采购、发行、材料等管理子系统。

(四)成品图书库存管理子系统

成品图书库存管理协助出版社的图书管理人员对库存图书和出版图书的入库、移库、出库(销售、报损、样书出库等)、盘点、印厂补料等操作进行全面的控制和管理,以达到降低库存、减少资金占用、避免发行图书积压或发行图书的库存短缺,保证出版、发行等工作的顺利进行。成品图书库存管理子系统从级别、类别、仓库、货位、生产厂家等不同角度来管理库存物品的数量、库存成本和资金占用情况,以便用户可以准确、及时了解和控制图书的库存状况

(五)原材料管理子系统

原材料管理子系统协助出版社的原材料管理人员对库存物品入库、移库、出库、纸张变形、销售、出残、盘点等操作进行全面的控制和管理,以达到降低库存、减少资金占用、避免出版用原材料的短缺和浪费,保证出版工作和原材料采购工作的顺利进行。原材料管理子系统从级别、类别、仓库、货位、供应商等不同角度来管理库存的纸张原材料成本和资金占用情况,以便用户可以准确、及时了解和控制纸张原材料的库存状况,并辅助采购人员做好原材料的采购计划。原材料管理子系统针对出版社的业务特点,对主要原材料纸张的库存管理提供多库存单位支持,为配合成本核算提供准确的纸张变形数据和相关的库存数据管理。

(六)采购管理子系统

采购管理子系统帮助出版社采购人员进行原材料、固定资产、消耗品、办公用品、低值易耗品等物品的采购管理。管理内容包括采购计划、采购申请、采购订单、采购收货、检验入库等工作。采购管理可以根据库存和生产需求以及直接申请等制定精确的采购计划,根据供应商的信誉、报价、质量制订采购策略,保证采购工作的高质量、高效率、低成本完成。采购系统与库存管理、出版管理、发行管理、财务管理紧密关联,为各子系统提供必需的采购数据。

(七)书稿档案管理子系统

书稿档案管理子系统处理的业务包括:图书基本信息初始,书稿档案登记、归档、封卷管理,书稿档案的借阅管理,相关的查询和报表。图书基本信息初始登记出版社所有已出版图书的相关信息,如书名、ISBN号、著作权署名等,可以辅助编务、出版工作人员获取照印、修订、重排图书的信息,是整个系统必备的管理模块。书稿档案的登记、归档、封卷管理使得管理人员可以将已出版图书在工作流程中所产生的各种信息文档、工作文档分类保存,封卷后的书稿档案可以提供将来工作参考或留作历史封存。书稿档案的借阅/归还(流通)管理将书稿档案按类细分,编辑可以借阅某一本书的全部资料,也可借阅某一本书的部分资料,系统提供催还功能。相关的查询和报表包括档案汇总/明细表、借阅统计表等。

(八)版权合同管理子系统

版权合同管理对象是出版社的各种类型的版权合同。系统提供对版权合同的基本信息(如合同号、签约日期、履约期限、版税率、收益状况等),签约项目信息(如相关哪些选题、相关哪些部分?),合同履约信息(如分几期履约?履约时间、每次履约的金额、付款方式等)。该子系统提供合同卡片打印,汇总报表打印,及相关的信息检索。

(九)决策支持(DSS)子系统

决策支持子系统充分反映了系统管理追求效益的原则,利用来自编务管理、出版管理、发行管理、成品图书库存管理、原材料管理、书稿档案管理、财务管理等子系统的信息,为出版社的领导决策层提供决策信息。决策支持子系统主要包括计划管理和决策分析两个部分,计划管理主要是制定(审订)出版社的选题计划、发稿计划、出版计划、发行计划、工作计划、采购计划等,并监督计划实施工作。决策分析系统向出版社领导层提供如下决策信息:

◆出版社经营效益分析,如总资产报酬率、销售利润率、资本收益率、成本费用利润率、净值报酬率、图书进栈率统计数据分析

◆图书质量控制信息

◆图书(型版)征订信息统计、分析

◆图书(型版)的进销存统计、分析

◆出版社图书、纸张的库存资金占用分析

◆编务、出版计划执行情况跟踪

◆图书生产成本分析

◆出版社的资产和债权债务情况分析

◆出版社人力资源构成分析等

(十)人事管理子系统

“TL出版”的人事管理子系统由出版社的职工档案管理、人力资源计划管理、人力资源构成分析、劳资管理、职工培训管理、职工考勤管理等模块组成。该子系统严格按照国家人事部颁发的有关规定进行职工档案管理,提供灵活的代码自定义功能,辅助管理人员对职工的职务、职称、学历等进行管理,系统具有相当的规范性和适用性;按部门对单位的学历、职务、职称、性别等人力资源的构成进行统计分析,并给出直观的统计数字和统计图形。系统管理采用多级安全控制,保证职工档案数据的安全性、可靠性。人力资源计划管理可以根据各部门的需求,在各部门间合理地调配人力资源或制定出版社的招聘计划等

(十一)办公自动化系统

“TL办公”系统是面向机关、企事业和出版社的办公自动化管理系统,包含日常办公业务内容,如公文流转、档案管理、会议管理、信息管理、办公管理等,充分结合实际工作需求及方便用户使用等特性,极大地提高办公人员的工作效率。该系统以公文流转,信息、秘书(公共活动、会议安排)工作为主体,以领导办公为中心,应用先进的工作流管理思想实现办公的一体化管理,系统能针对出版社的管理需求为领导办公提供必要的督察、决策支持。该系统提供极强的安全管理支持,针对不同用户,不仅对每个功能操作进行授权管理,还可对操作的数据目标进行使用级别授权。通过二级安全控制确保系统安全可靠运行和数据的严格保密。

(十二)电子商务管理子系统

“TL出版”的电子商务管理子系统采用三层体系结构,实现出版社的网上售书和网上宣传、征订等业务,为出版社建立一套基于Internet的电子发行系统(EOS),缩短了出版社与图书销售商、出版社与读者之间的距离,减少流通中间环节,使出版社成为图书流通的交易中心,为出版社从企业的科学管理到企业电子商务的实现提供具体的解决方案。本系统提供较为灵活的接口,使得电子商务子系统的用户可以根据自己的业务发展状况和实际需求,将有关管理模块(如领导审批)、专业素材或电子出版物等扩展为电子商务子系统的应用模块。

第四部分 结束语

“TL出版”将科学管理与实际业务紧密结合,为出版社提供严格的、规范的业务管理和丰富、精确、及时的决策信息支持;并同时为出版社提供一个方便的、轻松的、高效的办公环境。“TL出版”在出版社的业务管理中将质量管理贯串始终(从编务的三审、出版的校对到成品样书的审读等),应用“TL出版”将促使出版社生产出数量更多、质量更好的图书,改善出版社的企业形象,提高出版社在市场竞争中的优势。

 


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